REPÚBLICA
BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO
DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÒN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÌA
INSTITUTO
UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÌA HENRY PITTIER
MENE
GRANDE - ESTADO ZULIA
SISTEMA
DE CONTROL INTERNO OPERATIVO PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE OXÍGENO MÁRQUEZ C.A.
Mene Grande, Octubre 2017
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
ÍNDICE
GENERAL
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Pág. |
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DEDICATORIA AGRADECIMIENTO ÍNDICE GENERAL INTRODUCCIÓN PARTE I. PROCESO DE DIAGNÓSTICO CAPÍTULO I: DIAGNÓSTICO 1.1.
Reseña Histórica de la Empresa: 1.1.1.
Nombre de la empresa 1.1.2.
Descripción de la Organización, Misión, Visión, Valores 1.1.3.
Descripción de la Estructura Organizativa y Funcionamiento 1.1.4.
Recursos Tecnológicos 1.2. Análisis DOFA 1.3. Descripción de
la problemática encontrada 1.4. Objetivos de
la Investigación 1.4.1.
Objetivo General 1.4.2.
Objetivos Específicos CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL 2.1. Antecedentes 2.2. Bases Teóricas 2.3. Bases Legales. CAPÍTULO III: METODOLOGÍA DEL DIAGNÓSTICO 3.1. Fase
Inicial del proceso: 3.1.1.
Levantamiento o Búsqueda de la Información 3.1.2.
Tipo y Diseño de la Investigación 3.1.3.
Población y Muestra 3.1.4.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos. 3.2. Fase de
Análisis 3.2.1.
Instrumento de Medición 3.2.2.
Aplicación del Instrumento 3.2.3.
Análisis de los Resultados 3.2.4.
Desarrollo de los Objetivos Específicos CAPÍTULO IV: PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL
DIAGNÓSTICO 4.2. Conclusiones. PARTE II: PROCESO DE INTERVENCIÓN CAPÍTULO V: PROPÓSITO DE LA INTERVENCIÓN 5.1. Propósito
de la Intervención 5.1.2.
Objetivos de la Intervención 5.1.2.1.
Objetivo General 5.1.2.2.
Objetivos Específicos 5.1.3.
Justificación de la Intervención 5.1.4.
Fundamentación Teórica CAPÍTULO VI: MARCO METODOLÓGICO DE LA INTERVENCIÓN 6.1.
Propuesta de Intervención 6.2. Fases de la
Intervención 6.2.1.
Fase I: Planificación de la acción 6.2.2.
Fase II: Ejecución de la Intervención 6.2.2.1.
Inicio del Programa 6.2.2.2.
Establecimiento de Acuerdos 6.2.2.3.
Formato de Evaluación de la Intervención 6.2.2.3.1.
Retroevaluación de la Dinámica 6.2.2.3.2.
Evaluación de la Intervención CAPÍTULO VII: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 7.1. CONCLUSIONES 7.2. RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS |
|
INTRODUCCIÓN
El trabajo de
investigación que se desarrolla en el presente documento tiene como objetivo
proponer el diseño de un sistema de control interno operativo para el proceso
de inventario en la empresa Distribuidora Márquez C.A., por cuanto el
diagnóstico realizado evidenció debilidades en relación a dicho proceso,
entendiendo que para poder competir con éxito en los mercados actuales es
fundamental una correcta administración de sus bienes tangibles e intangibles en
especial de sus inventarios.
El problema de los
inventarios es que su nivel no debe ser tan alto, para no representar un costo
extremo al tener paralizado un activo, el cual podría emplearse en otra
operación, donde se genere más beneficio; pero si se cuenta con muy poco,
provocaría en la empresa sobre pedidos, situación igualmente desfavorable pues
se debe satisfacer las demandas de los clientes. Por tanto, la empresa debe
determinar el nivel apropiado de inventario, poniendo en una balanza los costos
de inventario, el nivel de servicio y el costo por pedido.
De allí que se
realice el presente estudio, el cual estuvo constituido por dos partes: I:
Proceso de diagnóstico, el cual presentó
cuatro capítulos: diagnóstico, marco teórico referencial, metodología del
diagnóstico y presentación de los resultados del diagnóstico. Parte II: Proceso
de intervención, constituida por tres capítulos: propósito de la intervención,
marco metodológico de la intervención, conclusiones y recomendaciones. Además,
presenta la bibliografía y los anexos utilizados.
PARTE
I. PROCESO DE DIAGNÓSTICO
CAPÍTULO
I
DIAGNÓSTICO
1.1.
Reseña Histórica de la Empresa:
La Empresa
Distribuidora de Oxígenos Márquez C.A., está ubicada en Ciudad Objeta,
parroquia Alonso de Ojeda, carretera N, Sector 18 de Mayo, estado Zulia. Fue fundada en el año 2016. Su
nombre se debe a que son distribuidores y vendedores de bombonas de oxígeno. La
pequeña empresa nace de la iniciativa de sus propietarios José Miguel Márquez y
Elena Díaz Morillo.
Ambos, luego de
indagar y conocer el campo sobre las ventas y distribución de oxígeno
observaron que en Ciudad Ojeda son pocos los distribuidores y vendedores en ese
ramo y la demanda era elevada en ese momento. Iniciaron con tres clientes y una
(01) clínica, a los cuales le despachaban las bombonas, para noviembre del
mismo año ya poseían ocho (08) clientes entre empresas, particulares y
clínicas.
Sus propietarios
reconocen que fue una excelente iniciativa aperturar la pequeña empresa en la
ciudad, la cual ha generado empleo. El personal de la empresa es calificado,
conformado por el Gerente, Subgerente, Contadora, Secretaria, un Despachador y
un Obrero.
Poseen una estructura
pequeña, acorde para atender a su distinguida clientela. Se ha desarrollado
como empresa y en la actualidad ofrecen sus servicios a catorce (14) clientes
entre ellos particulares, empresas y clínicas esperan seguir creciendo y
ofrecer cada día un mejor servicio.
1.1.1. Nombre de la Empresa
Distribuidora de
Oxígeno Márquez C.A.
1.1.2. Descripción de la Organización. Misión, Visión y
Valores
Misión
Ofrecer a nuestros
clientes una atención de calidad a través de un equipo humano enfocado a la
excelencia del servicio logrando, a su vez, la solidez de la empresa y el
bienestar de todos sus integrantes.
Visión
Persistir
exitosamente en el tiempo como empresa líder a nivel local con la mejor
relación en precio y servicio de calidad al cliente.
Valores
v Honestidad
v Compromiso
con la satisfacción del cliente
v Responsabilidad
v Mejora
continua
Estructura organizativa
Fuente: Distribuidora de Oxígeno Márquez C.A.
1.1.4.
Recursos Tecnológicos
Número de empleados: 06
Número de Departamentos: __04__
Departamento de __Gerencia __
Departamento de __Subgerencia_
Departamento de __Contaduría
Departamento de __Despacho
EQUIPOS INFORMATICOS
N° de Computadoras de Escritorio en el
Departamento: 2
N° de Impresoras en el Departamento: 1
N° de laptops en el Departamento: X
SOFTWARE:
Aplicaciones de Facturación: __SAP__
Sistema Operativo: WINDOW
Aplicación de Escritorio/Servicios
Informáticos: __MICROSOFT OFFICCE 2003,
Otras Aplicaciones usadas
administrativamente: __X
SISTEMA DE RED:
MODEM/CABLEADO:_X_
ROUTER:___
WI-FI: ___
HERRAMIENTAS
MATERIAL DE PAPELERIA
SISTEMA DE COPIAS DE SEGURIDAD
Copia de seguridad: __________ en
_________________
1.2.
Análisis DOFA
|
MATRIZ DOFA |
FORTALEZAS (F) |
DEBILIDADES (D) |
|
|
·
Clientela excelente ·
Buenas ventas ·
Personal calificado ·
Compañerismo ·
Precios accesibles |
·
Ausencia de estrategias de control interno para el
proceso de inventario ·
Estructura pequeña ·
Espacio reducido ·
Carencia de un automóvil propio ·
Carencia de un computador para el Departamento de
Gerencia |
|
OPORTUNIDADES |
ESTRATEGIAS (FO) |
ESTRATEGIAS (DO) |
|
· Presencia de
los estudiantes de Contaduría · Posibilidad
de expansión |
·
Realización de jornadas de actualización |
·
Diseñar estrategias de control interno para el
proceso de inventarios |
|
AMENAZAS (A) |
ESTRATEGIAS (FA) |
ESTRATEGIAS (DA) |
|
· Pérdida de
clientes por deficiente servicio de distribución · Inflación |
·
Realizar un cronograma de atención al cliente |
·
Sugerir la contratación de un vehículo con mayor
capacidad de carga |
Estrategias FO:
estas estrategias se cumplirán con el desarrollo de dos talleres en los cuales
se ofrecerá información actualizada sobre control interno para el proceso de
inventarios
Estrategias DO:
se desarrollarán luego de culminadas las estrategias DO, tomando en cuenta los
conocimientos de los participantes al respecto, así como los aspectos tratados
en los talleres
Estrategias FA:
se cumplirá durante la última sesión de actualización
Estrategias DA: se
cumplirá previa aprobación de la Gerencia
1.3.
Descripción de la problemática encontrada
Las
empresas venezolanas han sufrido diferentes cambios económicos, producto de la
inestabilidad social, política y financiera que atraviesa, los cuales afectan
de una u otra manera su permanencia en el mercado, donde el más relevante es el
proceso inflacionario, haciéndose típico e incontrolable, causando elevados
costos en la economía.
Por
otro lado, el crecimiento de las empresas las ha obligado a utilizar más
controles sobre las operaciones y a ser más eficientes cada día, tomando en
cuenta el incremento de actividades, la descentralización, competencia,
economías globalizadas, cambios tecnológicos le han puesto nuevos retos a este
tipo de organizaciones, por lo que es necesario implementar, desarrollar nuevos
métodos para evaluar sus controles internos existentes, así como también los
riesgos administrados, tomando en cuenta la importancia de dichos controles,
pues de esto depende la ejecución razonable de las operaciones.
En
ese sentido, si una empresa que aplique controles internos en sus operaciones conocerá su situación
real, de ahí la importancia de tener una planificación capaz de verificar el
cumplimiento de las normativas para darle una mejor visión sobre su gestión,
por lo cual podría considerarse la auditoría interna como un examen crítico,
sistemático, detallado de un sistema de información de una unidad económica,
realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma utilizando
técnicas determinadas, con el objeto de emitir informes, formulando sugerencias
para su mejoramiento.
Un
auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las
transacciones, operaciones, preocupándose por sugerir el mejoramiento de los
métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más
eficiente, eficaz. Los inventarios son importantes pues permiten establecer el
grado en el cual se han alcanzado los objetivos de las empresas, siendo los
medios determinativos de los faltantes, sobrantes originados por varios
factores como: pérdidas, robos, sustracciones, malos manejos.
Desde
esa perspectiva, las empresas deben comenzar a adoptar una actitud estratégica
orientada hacia el éxito en el futuro que permite cumplir diariamente con las
funciones del almacén en el cual registren todas las mercancías existentes,
además de manejar el flujo interno preciso de información.
La
empresa Distribuidora de Oxígeno Márquez C.A. viene presentando deficiencias en
el área de almacén, donde se evidencia la falta de control interno,
detectándose diferencias entre el inventario físico y el teórico llevado por el
sistema contable, debido a la ausencia de control de los inventarios, los
cuales le permitan lograr una mayor eficiencia en la ejecución de sus labores.
Asimismo,
la empresa no ha desarrollado y formalizado, de manera adecuada, las medidas
organizativas que le permitan tener una estructura de sistema de control
interno bien definido, el cual le garantice el adecuado uso, manejo del
inventario en el almacén así como de las áreas relacionadas con este como:
compras, contabilidad, entre otros.
En
consecuencia, se hace necesario que en la empresa Distribuidora de Oxígeno
Márquez C.A. se diseñe y aplique un conjunto de medidas organizativas y
operativas, con el fin de establecer un sistema de control interno, el cual
permita una adecuada protección de los inventarios y una verificación confiable
de sus registros contables
1.4.
Objetivos de la Investigación
1.4.1. Objetivo General
Proponer
un sistema de control interno operativo para el proceso de inventario en la
empresa Distribuidora de Oxígeno Márquez C.A.
1.4.2. Objetivos Específicos
v Diagnosticar
la situación actual del control interno para el proceso de inventario que se
realiza en la empresa Distribuidora de Oxígeno Márquez C.A.
v Describir
los conocimientos relacionados con el control interno para el proceso de
inventario que poseen los empleados en la empresa Distribuidora de Oxígeno
Márquez C.A.
v Elaborar
un programa de actualización sobre el control interno para el proceso de
inventario
v Diseñar
un sistema de control interno operativo para el proceso de inventario para la
empresa Distribuidora de Oxígeno Márquez C.A.
CAPÍTULO
II
MARCO
TEÓRICO REFERENCIAL
2.1.
Antecedentes
Los antecedentes de
la investigación están referidos a estudios previos relacionados con el control
interno, entre los cuales se seleccionó: el trabajo de Hemeryth, F. (2015) quien
realizó una investigación en la Universidad Privada Antenor Orrego de la ciudad
de Trujillo, Perú, para optar al título de Contador Público denominada “Implementación de un sistema de control
interno operativo en los almacenes para mejorar la gestión de inventarios de la
constructora A&A S.A.C. de la ciudad de Trujillo-2013”.
La investigación tuvo
como objetivo general demostrar que con la implementación de un sistema de
control interno operativo en los almacenes mejorará la gestión de los
inventarios de la Constructora A&A S.A.C. de la ciudad de Trujillo-2013.
Para dar cumplimiento al mismo, se realizó una investigación de método
experimental de grupo único pre test-post test.
La población muestral utilizada para el estudio
fue de cinco almacenes. Se le aplicó como instrumentos de recolección de datos
entrevistas, observación directa y el cuestionario aplicado al jefe de
Logística y al personal de los almacenes, siendo estos los usuarios directos
del sistema, obteniéndose una perspectiva clara de la situación.
Se concluyó que la
implementación de un sistema de control interno operativo en el área de
almacenes mejoró significativamente la gestión de inventarios debido a una
mejora en los procesos, en el control de inventarios y en la distribución
física de los almacenes.
Asimismo, se
seleccionó el estudio de Layme, S. (2015) realizado en la Universidad José
Carlos Mariátegui de Perú, para optar al título de Contador Público denominado
“Evaluación de los componentes del
sistema de control interno y sus efectos en la gestión de la subgerencia de
personal y bienestar social de la Municipalidad Provincial Mariscal Nieto”
con el objetivo de evaluar los componentes del sistema de control interno en la
gestión de las actividades de la Subgerencia de Personal y Bienestar Social de
la Municipalidad Provincial Mariscal Nieto, mediante pruebas de cumplimiento de
normas, revisión de documentos de gestión, aplicación de encuestas, entrevistas
a los funcionarios y servidores.
La metodología
empleada fue: (a) selección de instrumentos, encuesta de percepción y
construcción del cuestionario de verificación de normas; (b) validación de los
instrumentos descritos; (c) realización de prueba piloto de los instrumentos;
(d) ejecución, desarrollo del estudio, aplicando los instrumentos a la
población; (e) análisis de datos
Los métodos
utilizados fueron los correspondientes a la naturaleza de las variables
cualitativas; observación, análisis de contenido y, para el contraste de las
hipótesis una prueba de Chi cuadrado. Se concluyó que el nivel de evaluación de
las normas de control interno, están asociadas a los niveles de cumplimiento de
los componentes del sistema de control interno en la gestión de las
actividades, en consecuencia, el cumplimiento total de dichas normas no es
eficaz, por ende sus actividades, no son efectivas.
Hernández, A. y
Torres, D. (2014) realizaron un estudio en la Universidad de Carabobo para
optar al título de licenciadas en Administración Comercial, denominada “Propuesta de mejora en el sistema de
control interno del inventario de la empresa Cenprofort C.A.”, con el
objetivo de elaborar una propuesta de mejora en el sistema de control interno
del inventario de la empresa Cenprofort C.A. ubicada en Valencia, estado
Carabobo.
La investigación estuvo
enmarcada bajo la modalidad de proyecto factible, fundamentada en una
investigación de campo, de tipo descriptivo. Las técnicas de recolección de
datos fueron la observación directa y la aplicación de un cuestionario de
preguntas cerradas. Las conclusiones indicaron deficiencias en el almacén,
pérdida de tiempo al momento de hacer los despachos.
Asimismo, existe
desorganización en el área de almacén por la falta de identificación,
clasificación, control del manejo de los materiales por la escasa implementación
de formularios, formatos adecuados en la aplicación y desarrollo de inventarios
continuos, compras de insumos, desincorporación de mercancía deteriorada.
2.2.
Bases Teóricas
Esta segunda sección
presenta los contenidos teóricos obtenidos a través del análisis exhaustivo de
los enfoques, teorías o conocimientos afines que se relacionan con el problema
investigado, estos fundamentos teóricos permiten respaldar, conceptualizar, analizar
y explicar los diferentes postulados teóricos que sustentan este estudio y, por
ende, con la variable existente.
2.2.1. Control Interno
Según Cook, J. (2012)
el control interno es el conjunto de elementos, normas y procedimientos
destinados a lograr, a través de una efectiva planificación, ejecución,
control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la
organización, la asignación de deberes, responsabilidades, el diseño de cuentas
e información, así como todas las medidas y métodos empleados.
Adicionalmente, todos
sus elementos deben funcionar en forma coordinada adaptándose al modelo de
negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y
confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional,
así como provocar la adherencia a las políticas prescritas por la
administración.
Por su parte, Willingham
(2014) considera que el control interno comprende el plan de organización, así
como la coordinación de todos los métodos y medidas adoptadas por una empresa
para proteger sus activos, verificar la exactitud, confiabilidad de sus datos
contables, para promover la eficiencia operativa, estimular la adhesión a las
políticas administrativas prescritas por la dirección de la empresa.
Se infiere que la
función administrativa del control interno, consiste entonces en evaluar y
corregir el desempeño de los inventarios para asegurar que la información de
estos coincida con los datos contables existentes en la empresa. En ese
sentido, la responsabilidad de crear, mantener el sistema de control interno recae
sobre la administración de la organización.
Al respecto, Romero,
J. (2014) señala que el control interno es la base donde descansan las
actividades y operaciones de una empresa, es decir, rige las actividades de
producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras. Según
este autor, es un proceso realizado por la gerencia, basado en el
establecimiento de estrategias para toda la empresa, diseñadas para identificar
eventos potenciales, los cuales puedan afectar a la entidad.
2.2.1.1. Objetivos del Control Interno
Según Mantilla, S.
(2012) los objetivos del control interno son los siguientes:
v Prevenir
fraudes
v Descubrir
robos y malversaciones
v Obtener
información administrativa, contable y financiera confiable, oportuna.
v Localizar
errores administrativos, contables y financieros.
v Proteger
y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la empresa
en cuestión.
v Promover
la eficiencia del personal.
v Detectar
desperdicios de material innecesario de material, tiempo, entre otros.
v Salvaguardar
la integridad de la información, implica que el acceso a los activos y
documentos que controlan su movimiento sea solo al personal autorizado.
2.2.1.2. Principios del Control Interno
v Separación
de funciones de operación, custodia y registro.
v Dualidad
o plurilateralidad de personas en cada operación, es decir, en cada operación de
la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.
v Ninguna
persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad.
v El
trabajo de los empleados será de complemento y no de revisión
v La
función de registro de operaciones será exclusiva del departamento de
contabilidad
2.2.1.3. Componentes del Control Interno
El control interno posee cinco (05)
componentes que pueden ser implementados en todas las organizaciones de acuerdo
a las características administrativas, operacionales y de tamaño: ambiente de
control, valoración de riesgos, actividades de control, información/comunicación,
monitoreo o supervisión.
v Ambiente
de control: para Mantilla (2012) refleja el espíritu ético vigente, la
responsabilidad para encarar las actividades, la competencia del personal, así
como también la filosofía y el estilo de operación de la administración. De
igual forma, establece el tono de una organización para influenciar la
conciencia de control de su personal.
El
ambiente de control es la base de todos los demás componentes del control
interno, ya que sirve de soporte del mismo, al proporcionar las condiciones
físicas, sociales, culturales, valores y principios requeridos para asumir
dicho control en una empresa.
v Evaluación
de los riesgos: para Mantilla (2012), este componente aborda el tema de los
riesgos que las entidades enfrentan en forma constante, los cuales deben ser
evaluados, tanto a nivel interno como externo a la organización. Es por esta
razón, que el control interno establece como condición para la valoración de
riesgos, el establecimiento de objetivos.
La
valoración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes
para la consecución de los objetivos, formando una base para la determinación
de cómo deben administrarse estos. Asimismo, se refiere a los mecanismos
necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los
cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en el
interior de la misma.
v Actividades
de control: de acuerdo con Mantilla (2012) son las políticas y procedimientos
que ayudan a asegurar la toma de medidas necesarias para controlar los riesgos
relacionados con la consecución de los objetivos de la entidad.
v Información
y comunicación: Según Mantilla (2012) este componente establece la manera como
se debe identificar, comunicar la información pertinente a los empleados de la
organización dentro de un lapso razonable, para que respondan de manera
eficiente con las responsabilidades asignadas. Los sistemas producen reportes
conteniendo información operacional, financiera, de cumplimiento, los cuales hacen
posible conducir y controlar la organización.
Dichos
sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también información
sobre acontecimientos externos, actividades y condiciones relevantes para la
toma de decisiones de gestión, así como para la presentación de información a
terceros.
v Supervisión
o monitoreo: es un proceso que comprueba el adecuado funcionamiento del sistema
a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de monitoreo o
evaluaciones periódicas. Estas actividades incluyen, tanto las normales de
dirección y supervisión como otras llevadas a cabo por el personal en el
cumplimiento de sus funciones.
Es
necesario supervisar continuamente los controles internos para asegurar que el
proceso funciona según lo previsto, pues cuando cambian los factores externos e
internos estos dejan de ser adecuados y de dar a la gerencia una razonable
seguridad. Las actividades de monitoreo permanente incluyen supervisión
continua por las distintas estructuras de dirección.
2.2.2. Inventarios
Según Cos y Navascués
(2014) el inventario en la actualidad se ha convertido en un instrumento más
para conseguir satisfacer las necesidades de los clientes, asegurando que los
productos lleguen en el momento requerido, así en la forma/cantidad adecuadas. Se
infiere que los inventarios juegan un papel importante, pues los mismos en un
nivel adecuado permiten un buen desempeño, así como un equilibrio entre el
nivel de servicio y las afectaciones económicas ocasionadas por ellos mismos.
Al respecto, Viveros (2015) los define como la
existencia, tanto de bienes muebles como inmuebles, que pertenecen a la empresa
y que son susceptibles de acciones comerciales, generando ingresos económicos
directa o indirectamente relacionados con el ejercicio o actividad básica de la
empresa.
Por otro lado Heredia
(2012), afirma que de manera general se puede definir inventario como la
existencia de todo tipo de material, sin procesar o transformar, procesado
total o parcialmente, artículos y productos, que se utilizan de manera directa
o indirecta dentro de las organizaciones manufactureras o de servicio.
Se puede afirmar que
el inventario es el conjunto de mercancías o artículos de la empresa para su
comercialización, permitiendo tanto la compra como venta o la fabricación
primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Se mantienen
inventarios por dos razones principales: a) por razones de economía, b) por
razones de seguridad.
Por
otra parte, Mora (2011) define a los inventarios con la connotación de control,
el cual nos ayuda a cerciorarnos que los planes establecidos fluyan de la
manera correcta; este presenta cuatro factores: el primero de ellos es la
relación con lo planeado, en donde se confirma el resultado de los objetivos;
el segundo es la medición utilizada en la cuantificación de los resultados; la
detección de las desviaciones, es el tercero de los factores donde se detectan
las fluctuaciones presentes en la ejecución de lo planeado; por último en la
connotación de control se encuentra el establecimiento de las medidas
correctivas donde su objetivo es prever y corregir las fallas.
Por
lo antes expuesto, los inventarios son indispensables en la administración de
una empresa, no solo por la gran inversión que estos acarrean, sino también,
por el control de las existencias que se encuentran en los almacenes. Estas
definiciones, llevan a la finalidad que
poseen los inventarios como lo puntualiza Vértice (2013):
Un inventario se usa, básicamente, para
evitar que la falta de productos deje sin satisfacer la demanda de los mismos e
incluso llegue a detener la actividad del establecimiento. Por ello su primer
objetivo será determinar la situación de las existencias, tanto de forma
general como por secciones y familias de productos. De esta manera, se puede
saber la cantidad y el valor de los bienes disponibles en ese punto de venta.
(p.32)
Si las empresas, no
llevan sus inventarios de la manera correcta pueden tener contratiempos en sus
actividades comerciales, ya que, al no estar abastecidos de los productos o
insumos necesarios no podrán cubrir la demanda del mercado, o en caso
contrario, al mantener existencias por encima de lo requerido, se origina la
merma de la mercancía existente en el almacén.
2.2.2.1. Tipos de Inventarios
De acuerdo con Monks
(2012), los inventarios son recursos ociosos que poseen un valor económico. Las
empresas generalmente clasifican sus inventarios como a) materia prima, b)
productos en proceso o c) producto terminado. Todos los inventarios representan
una inversión designada para facilitar las actividades de producción y servir a
los consumidores. Dentro de este marco Foster (2014) se refiere a los tipos de
inventario de la siguiente forma:
Ø Inventario
de materiales directos. Materiales directos en existencia, listos para el
proceso de fabricación. Para Moyer (2015) los inventarios de materia prima se
componen de los artículos que una empresa compra para su uso en su proceso de
producción. La disposición de materias primas suficientes concede a una
compañía ventajas tanto en sus compras como en su producción. Específicamente
el departamento de compras se beneficia de la posibilidad de adquirir los
artículos necesarios en grandes cantidades, a fin de obtener provecho de los
descuentos por cantidades ofrecido por los proveedores. Además en el caso de
una escasez o aumento en los precios de los productos las empresas poseen las
cantidades suficientes de materia prima para garantizar su producción.
Ø Inventario
de productos en proceso. Productos parcialmente elaborados pero que aún no se
terminan También se le conoce como producción en proceso. Moyer (2015) señala
que estos se componen de todos los artículos que se encuentran en una etapa
intermedia del ciclo de producción, sometidos ya sea a algún tipo de operación
o almacenados a la espera de continuar con el siguiente paso del ciclo de
producción. El departamento de producción de una compañía deberá mantener
razonables inventarios de productos en procesos, pues estos contribuyen a la
programación eficiente de las diversas operaciones y a la minimización de
costosas demoras y tiempos ociosos.
Ø Inventario
en tránsito. Es utilizado con el fin de sostener las operaciones para abastecer
los conductos que ligan a las compañías con sus proveedores y clientes,
respectivamente.
Ø Inventario
en consignación. Es aquella mercancía que se entrega para ser vendida pero el
título de propiedad lo conserva el vendedor.
Ø Inventario
de productos terminados. Los productos acabados pero que aún no se han vendido.
Ø Inventario
máximo. Debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo que
el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos.
Por lo tanto, se establece un control de inventario máximo. Se mide por meses
de demanda pronosticada.
Ø Inventario
mínimo. Es la cantidad mínima del inventario a ser mantenida en el almacén.
Ø Inventario
disponible. Es aquel que se encuentra disponible para la producción o la venta.
Ø Inventario
en línea. Es aquel que aguarda para ser procesado en línea de producción.
Ø Inventario
agregado. Se aplica cuando al administrar las exigencias del único artículo que
representa un alto costo y minimizar el impacto del costo al administrar el
inventario, los artículos se agrupan, bien sea en familia u otros tipos de
clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica.
Ø Inventario
en cuarentena. Es aquel que debe cumplir con un período de almacenamiento antes
de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestible
u otros.
Ø Inventario
de previsión. Se tiene con el fin de cubrir una necesidad definida en el
futuro. Se diferencia con respecto a los de seguridad en que se tiene a la luz
de una necesidad con certeza razonable, por tanto, involucra un menor riesgo.
Ø Inventario
de seguridad. Es aquel que existe en un lugar dado de la empresa como resultado
de incertidumbre en la demanda u oferta de materia prima, protegen contra la
incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores con el tiempo de
espera, huelgas, vacaciones o unidades, las cuales al ser de mala calidad no
podrán ser aceptadas. Se utiliza para prevenir faltantes debido a fluctuaciones
inciertas en la demanda.
2.2.3. Control Interno de Inventarios
El control del
inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y
pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes,
un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta tarea. Según
Benjamín. F. (2013) este es importante, ya que los inventarios son el aparato
circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen
gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control
interno sobre los inventarios incluyen:
Ø Conteo
físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice
Ø Mantenimiento
eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
Ø Almacenamiento
del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición
Ø Permitir
el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables
Ø Mantener
registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario
Ø Comprar
el inventario en cantidades económicas
Ø Mantener
suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas
Ø No
mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto
de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Un
sistema de control interno de inventarios presenta las siguientes
características:
Ø Un
plan de organización que facilite la división adecuada de las responsabilidades
y funciones. La estructura de una organización varía dependiendo de la
naturaleza de la empresa, sus métodos de funcionamiento, tamaño, entre otros.
Comprende varias fases, pero la más importante es la creación de normas,
objetivos, procedimientos generales.
Ø Un
sistema de procedimientos de autorización y registro que sea suficiente para
proporcionar un control contable razonable sobre el activo, pasivo, ingresos,
egresos.
Ø Prácticas
que se han de seguir en el cumplimiento de las responsabilidades y funciones de
cada uno de los departamentos de la organización.
Ø Personal
de una calidad proporcional a las responsabilidades asignadas. La calidad debe
incluir la ética, dedicación, responsabilidad del empleado.
2.3.
Bases Legales
La fundamentación
legal de la presente investigación está basada en la siguiente normativa: Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República (2010), Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público (2009).
La Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República (2010) señala en su artículo 35, relación al control interno señala:
El control
interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas,
normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u
organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la
exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover
la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia
de las políticas prescritas y logra el cumplimiento de su misión, objetivos y
metas.
Asimismo, en
el artículo 37, establece:
Cada entidad
del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas dictadas por la
contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimientos,
indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos
específicos para el funcionamiento del sistema de control interno.
De igual modo, la Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (2009) en su
artículo 134 establece lo siguiente:
Artículo 134.
Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o entidad la
responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado
a la naturaleza, estructura y fines de la organización. Dicho sistema incluirá
los elementos de control previo y posterior incorporados en…las normas y
manuales de procedimientos…así como la auditoría interna.
CAPÍTULO
III
METODOLOGÍA
DEL DIAGNÓSTICO
3.1.
Fase Inicial del Proceso:
3.1.1. Levantamiento o Búsqueda de la Información
La investigación se
realizó en la empresa Distribuidora de Oxígenos Márquez C.A. en donde la
investigadora observó que la misma carecía de un control interno, detectándose diferencias
entre el inventario físico y el teórico llevado por el sistema contable, debido
a la ausencia de control de los inventarios, los cuales le permitan lograr una
mayor eficiencia en la ejecución de sus labores.
3.1.2. Tipo y Diseño de la Investigación
La presente
investigación se enmarca en un estudio de campo, documental, bajo la modalidad
de proyecto factible. En relación al estudio de campo, Balestrini (2012)
plantea que estas investigaciones “permiten establecer una interacción entre
los objetivos y la realidad de la investigación de observar y recolectar los
datos directamente de la realidad, en su situación natural” (p.132). Esto
significa que la información obtenida como producto de la recolección de las
respuestas emitidas por la población por parte del investigador tuvo un
carácter primario, debido a que fue recogida en el escenario donde se
desarrolla la problemática objeto de estudio.
Asimismo, Alfonso
(2013) señala en relación a la investigación documental que “es un
procedimiento científico, un proceso sistemático de indagación, recolección,
organización, análisis e interpretación de información o datos en torno a un
determinado tema” (p.126). Es decir, se realiza una búsqueda bibliográfica para
la elaboración del basamento teórico. De igual modo, Balestrini (2012) expresa
en relación al proyecto factible que es una modalidad de investigación:
…donde se
propone una opción ideal, sistema o modelo, que implique cambios en una
realidad dada, organizacional, educativa, económica, jurídica, administrativa,
social…al final del marco metodológico, se deberá presentar, el conjunto de
técnicas que se usarán para la formulación y presentación del modelo operativo
o sistema que se ha de proponer. (p.191)
Con esta base el
trabajo desarrollado supone una mejora viable a la situación planteada, la
elaboración de estrategias de control interno para el proceso de inventario en
la empresa Distribuidora de Oxígeno Márquez C.A. en cuanto al diseño, este fue descriptivo, el
cual según Hernández, R; Fernández, C. y
Baptista, P. (2014), busca especificar las propiedades importantes de personas,
grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno o fenómenos a investigar. Desde
el punto de vista científico, describir es medir. En otras palabras, en un
estudio de este tipo se selecciona una serie de variables y se mide cada una de
ellas independientemente, para así describir lo que se investiga.
3.1.3. Población y Muestra
Según Arias, F.
(2012) la población “es un conjunto finito o infinito de elementos con
características comunes para las cuales serán extensivas las conclusiones de la
investigación. Esta queda delimitada por el problema y los objetivos de
investigación” (p.81). Asimismo, Hernández y otros (2014) con relación a la
muestra la definen como “la unidad de análisis a personas, organizaciones,
quienes van a ser medidas donde se precisará claramente el problema a
investigar y los objetivos de la investigación” (p.209). En esta investigación,
por ser una población finita (06 sujetos), se determinó trabajar con la
totalidad de la misma, es decir, se
consideró el censo poblacional, pues estadísticamente será manejable a los
efectos de la aplicación del instrumento de recolección de información.
3.1.4. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Para obtener
información confiable, se utilizaron como técnicas la observación directa y la
encuesta. La primera es definida por Arias, F. (2012) como “una técnica que
consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática,
cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o
sociedad, en función de unos objetivos de investigación preestablecidos” (p.69)
De igual forma, se
utilizó la encuesta definida por Sabino, C. (2010) como una técnica para
“requerir información a un grupo socialmente significativo de personas acerca
de los problemas en estudio para luego, mediante un análisis de tipo
cuantitativo, sacar las conclusiones que se correspondan con los datos
recogidos” (p.71).
En cuanto al
instrumento de recolección de información, este es definido por Rodríguez y
Pineda (2011) como un recurso de que se vale el investigador para acercarse a
la realidad y extraer información sobre su objeto de estudio. Con base en lo
anterior, se elaboró para la presente investigación un cuestionario
estructurado con dos alternativas de respuesta para cada ítem: Si (S), No (N),
los cuales sirvieron para obtener las respuestas emitidas por la población
participante, conformada por los empleados de la Distribuidora de Oxígenos
Márquez C.A. a las afirmaciones propuestas en el mismo.
3.2.
Fase de Análisis
3.2.1. Instrumento de Medición
El instrumento
utilizado en esta investigación fue el cuestionario definido por Landeau, R.
(2010) como un instrumento formado por preguntas específicas, las cuales deben
ser contestadas por escrito o verbalmente para obtener datos sobre elementos a
estudiar. Éste debe estar cuidadosamente elaborado en forma y contenido tomando
en cuenta elementos que lo den rigurosidad, sistematicidad. A tal fin se diseñó
un cuestionario con escala dicotómica, es decir, dos alternativas de respuesta:
SI-NO, el cual se aplicó a la población de empleados de la empresa Distribuidora
de Oxígenos Márquez C.A. validado previamente por el tutor académico y el tutor
industrial para su aplicación.
INSTRUCCIONES
A continuación se
presentan varios planteamientos, a los cuales se le agradece responder sincera
y objetivamente.
Usted debe
seleccionar una (1) de las dos (2) alternativas que aparecen, marcando su
respuesta con una equis (X) en el espacio en blanco correspondiente, atendiendo
a la siguiente interpretación:
Ø Si
Ø No
Si tiene alguna duda,
por favor, toma nota de ella y consúltela posteriormente con la investigadora.
|
N° |
Ítems |
Si |
No |
|
1 |
¿Tiene
conocimiento sobre los problemas socioproductivos? |
|
|
|
2 |
¿Ha
cultivado verduras anteriormente en su patio? |
|
|
|
3 |
¿Sabe
preparar una barbacoa? |
|
|
|
4 |
¿Cree
Ud que se pueda sembrar hortalizas en las paredes? |
|
|
|
5 |
¿Cree
Ud que las comunidades deben intercambiar productos para satisfacer sus
necesidades? |
|
|
|
6 |
¿Utiliza
los desechos para producir abono orgánico? |
|
|
|
7 |
¿Ha
criado aves de corral en su patio? |
|
|
|
8 |
¿Tiene
en su casa un espacio desocupado que pueda utilizarse para el cultivo? |
|
|
|
9 |
¿Considera
que puede convertir su patio en un espacio productivo? |
|
|
|
10 |
¿Cree
que las comunidades deben organizarse para conformar colectivos de consumo e
intercambio? |
|
|
3.2.2. Aplicación del Instrumento
La aplicación del instrumento
diseñado para la presente investigación se realizó de manera individual,
garantizando la confidencialidad de los entrevistados. El cuestionario
estructurado en 10 ítems, dos alternativas de respuesta fue aplicado a una
población de 06 trabajadores de la
Empresa Distribuidora de Oxígenos Márquez C.A.
3.2.3. Análisis de los Resultados
A continuación se
revelan los resultados obtenidos de la aplicación de una encuesta realizada a
los empleados de la Empresa Distribuidora de Oxígenos Márquez C.A. El
cuestionario aplicado respondió a una escala dicotómica, es decir, con dos
alternativas de respuesta. Los resultados obtenidos se sometieron a un análisis
estadístico descriptivo, que permitió por medio de gráficos estadísticos
relacionar la información entre sí y concluir sobre su significado.
3.2.2. Aplicación del Instrumento
Ítem Nº 1: ¿Sabe la importancia
que tiene para la empresa un buen control de sus inventarios?
Cuadro Nº 1. Importancia de un
buen control de inventarios
|
Opción |
Encuestados |
Porcentaje (%) |
|
SI |
04 |
67 |
|
NO |
02 |
33 |
|
TOTAL |
06 |
100 |
Fuente: (2017)
Gráfico Nº 1. Importancia de un buen control de
inventarios
Fuente: (2017)
Los resultados
presentados reflejan que para el 67% de los encuestados, si es importante para
la empresa la existencia de un buen control de inventarios, pero para el 33%
esto no es importante. Se evidencia que el personal entiende la importancia de
un buen control de inventarios para poder llevar un registro efectivo de toda
la mercancía existente en el almacén, aun cuando desconocen cómo llevarlo a
cabo
Ítem Nº 2: ¿En la empresa se aplican
los procedimientos establecidos en las actividades realizadas en el almacén?
Cuadro Nº 2. Aplicación de los
procedimientos establecidos en las actividades realizadas en el almacén
|
Opción |
Encuestados |
Porcentaje (%) |
|
SI |
01 |
17 |
|
NO |
05 |
83 |
|
TOTAL |
06 |
100 |
Fuente: (2017)
Gráfico Nº 2. Aplicación de los procedimientos
establecidos en las actividades realizadas en el almacén.
Fuente: (2017)
Según
el 83% de los encuestados en la empresa no se aplican los procedimientos
establecidos en las actividades realizadas en el almacén; mientras el 17%
considera que si se aplican. Como puede observarse, la mayoría del personal
está consciente de que en la empresa no se están llevando a cabo los
procedimientos necesarios para ejecutar las actividades dentro del almacén, lo
cual ocasiona demoras en la entrega de mercancías, así como desconocimiento de
la cantidad existente
Ítem Nº 3: ¿Tiene conocimiento de la
cantidad exacta de mercancías que se encuentra en la empresa?
Cuadro Nº 3. Conocimiento de la
cantidad exacta de mercancías que se encuentra en la empresa
|
Opción |
Encuestados |
Porcentaje (%) |
|
SI |
02 |
33 |
|
NO |
04 |
67 |
|
TOTAL |
06 |
100 |
Fuente:
(2017)
Gráfico Nº 3. Conocimiento de la cantidad exacta de
mercancías que se encuentra en la empresa
Fuente: (2017)
Los resultados
alcanzados para el ítem Nº 3 reflejan que la mayoría del personal desconoce la
cantidad exacta de mercancías que se encuentra en la empresa; mientras el 33%
respondió que si la conocen. Se evidencia que en la empresa la mayoría del
personal no tiene conocimiento de la cantidad exacta de la mercancía existente,
lo cual ocasiona dificultades al momento de realizar las ventas, pues en algunos
momentos estas no pueden realizarse porque la empresa no tiene información
proveniente del almacén.
Ítem Nº 4: ¿Existe control de la
documentación que se encuentra en el almacén?
Cuadro Nº 4. Control de la
documentación que se encuentra en el almacén
|
Opción |
Encuestados |
Porcentaje (%) |
|
SI |
02 |
33 |
|
NO |
04 |
67 |
|
TOTAL |
06 |
100 |
Fuente: (2017)
Gráfico Nº 4. Control de la documentación que se
encuentra en el almacén
Fuente: (2017)
Según el 67% de los
encuestados en la empresa no se lleva un control de la documentación que se encuentra en el almacén; mientras el 33%
señaló que si se lleva dicho control. Se evidencia que existe una desconexión entre
el almacén y la Secretaría, por cuanto esta última no lleva un registro
detallado de la documentación existente en el almacén, tales como órdenes de
entrega, facturas de compra, entre otros.
Ítem Nº 5: ¿El registro contable
relacionado con la existencia en la empresa se encuentra actualizado?
Cuadro Nº 5. Registro contable
relacionado con la existencia en la empresa
está actualizado
|
Opción |
Encuestados |
Porcentaje (%) |
|
SI |
01 |
17 |
|
NO |
05 |
83 |
|
TOTAL |
06 |
100 |
Fuente: (2017)
Gráfico Nº 5. Registro contable relacionado con la
existencia en la empresa está actualizado
Fuente: (2017)
Los
resultados alcanzados para el ítem Nº 5 señalan que para el 83% de los
encuestados el registro contable relacionado con la existencia en la empresa no
está actualizado; mientras el 17% respondió que sí se está actualizado. Se
evidencia que la empresa no tiene un registro contable eficiente, por cuanto no
mantiene actualizada la cantidad de mercancía existente, es decir, no existe un
adecuado inventario.
Ítem Nº 6: ¿Se lleva un registro de la salida de mercancías que se realiza a
diario en la empresa?
Cuadro Nº 6. Registro diario de
la salida de mercancías
|
Opción |
Encuestados |
Porcentaje (%) |
|
SI |
02 |
33 |
|
NO |
04 |
67 |
|
TOTAL |
06 |
100 |
Fuente: (2017)
Gráfico Nº 6. Registro diario de la salida de mercancías
Fuente: (2017)
Según el 67% de los
encuestados, en la empresa no existe un registro diario de la salida de
mercancías; mientras el 33% respondió que si se registra diario la salida de
mercancías. Se evidencia que en la empresa no se lleva a cabo un adecuado
control de inventarios de la existencia de mercancía en el almacén, lo que
ocasiona demora en el proceso de entrega a los clientes, por cuanto deben
verificar si existe o no la cantidad necesaria.
Ítem Nº 7: ¿Existe en la empresa un
método de valoración del inventario?
Cuadro Nº 7. Existencia en la
empresa de un método de valoración del inventario
|
Opción |
Encuestados |
Porcentaje (%) |
|
SI |
01 |
17 |
|
NO |
05 |
83 |
|
TOTAL |
06 |
100 |
Fuente: (2017)
Gráfico Nº 7. Existencia en la empresa de un método de
valoración del inventario
Fuente: (2017)
Según el 83% de los
encuestados, en la empresa no existe un método de valoración del inventario;
mientras el 17% respondió que sí existe. Los resultados evidencian que en la
empresa no existe un sistema de control interno que posibilite realizar una
correcta valoración del inventario, lo que impide conocer con certeza, el valor
de cada mercancía existente según la fecha de compra.
Ítem Nº 8: ¿La venta de
mercancía se ha visto afecta por el manejo actual del inventario?
Cuadro Nº 8. Venta de mercancía
afectada por el manejo del inventario
|
Opción |
Encuestados |
Porcentaje (%) |
|
SI |
04 |
67 |
|
NO |
02 |
33 |
|
TOTAL |
06 |
100 |
Fuente: (2017)
Gráfico Nº 8. Venta de mercancía afectada por el manejo
del inventario
Fuente: (2017)
Los
resultados alcanzados para el ítem Nº 8 reflejan que para el 67% de los
encuestados la venta de mercancía sí se ve afectada por el manejo del
inventario, pero el 33% de ellos respondió que no lo afecta. Se evidencia que
la ausencia de un control interno del proceso de inventario genera insatisfacción
en los clientes, por cuanto se producen demoras en la entrega de la mercancía
adquirida, ocasionando inconformidad y pérdida de la clientela.
Ítem Nº 9: ¿Considera que existe
desorganización en la empresa respecto al manejo del inventario?
Cuadro Nº 9. Desorganización en
la empresa respecto al manejo del inventario
|
Opción |
Encuestados |
Porcentaje (%) |
|
SI |
05 |
83 |
|
NO |
01 |
17 |
|
TOTAL |
06 |
100 |
Fuente: (2017)
Gráfico Nº 9. Desorganización en la empresa respecto al
manejo del inventario
Fuente: (2017)
Para el 83% de los
encuestados, en la empresa si existe desorganización en el manejo del
inventario, pero el 17% considera que no existe. Este resultado evidencia que
en la empresa no se realizan los registros correspondientes a los procesos de
entradas y salidas de la mercancía, producto de un deficiente manejo de la
documentación, por lo cual no se conoce la verdadera existencia del almacén
Ítem Nº 10: ¿Cree que se debe
implementar un sistema de control interno para el proceso de inventario de la
empresa?
Cuadro Nº 10. Implementación de un
sistema de control interno para el proceso de inventario de la empresa
|
Opción |
Encuestados |
Porcentaje (%) |
|
SI |
06 |
100 |
|
NO |
0 |
|
|
TOTAL |
06 |
100 |
Fuente: (2017)
Gráfico Nº 10. Implementación de un sistema de control
interno para el proceso de inventario de la empresa.
Fuente: (2017)
Para el 100% de los
encuestados si es necesaria la implementación de un sistema de control interno
para el proceso de inventario de la empresa, por cuanto existen debilidades en
dicho proceso, provocando demoras en la entrega de mercancía y posible pérdida
de clientela al comprobar que en el almacén no existe la cantidad de mercancía
requerida en el momento que la solicitan, o no se lleva un registro de entradas
y salidas por el almacenista, quien desconoce la información.
3.2.4. Desarrollo de los Objetivos Específicos
Los resultados
obtenidos para la presente investigación permitieron dar respuesta a los
objetivos específicos. Para el primer objetivo: Diagnosticar la situación
actual del control interno para el proceso de inventario que se realiza en la
empresa Distribuidora de Oxígeno Márquez C.A. se evidenció que en la empresa no
se están llevando a cabo los procedimientos necesarios para ejecutar las
actividades dentro del almacén, lo cual ocasiona demoras en la entrega de
mercancías, así como desconocimiento de la cantidad existente.
Asimismo, se pudo
constatar que la mayoría del personal no tiene conocimiento de la cantidad
exacta de la mercancía existente, lo cual ocasiona dificultades al momento de
realizar las ventas, pues en algunos momentos estas no pueden realizarse porque
la empresa no tiene información proveniente del almacén.
De igual forma, se
determinó que existe una desconexión entre el almacén y la Secretaría, por
cuanto esta última no lleva un registro detallado de la documentación existente
en el almacén, tales como órdenes de entrega, facturas de compra, entre otros.
Asimismo, se
evidenció que la empresa no tiene un registro contable eficiente, por cuanto no
mantiene actualizada la cantidad de mercancía existente, es decir, no existe un
adecuado inventario. Además, no se lleva a cabo un adecuado control de
inventarios de la existencia de mercancía en el almacén, lo que ocasiona demora
en el proceso de entrega a los clientes, por cuanto deben verificar si existe o
no la cantidad necesaria.
De igual modo, se
evidenció que en la empresa no existe un sistema de control interno que
posibilite realizar una correcta valoración del inventario, lo que impide
conocer con certeza, el valor de cada mercancía existente según la fecha de
compra. Asimismo, la ausencia de un control interno del proceso de inventario
genera insatisfacción en los clientes, por cuanto se producen demoras en la
entrega de la mercancía adquirida, ocasionando inconformidad y pérdida de la
clientela.
También se determinó
que la ausencia de un control interno del proceso de inventario genera
insatisfacción en los clientes, por cuanto se producen demoras en la entrega de
la mercancía adquirida, ocasionando inconformidad y pérdida de la clientela,
pues tampoco se realizan los registros correspondientes a los procesos de
entradas y salidas de la mercancía, producto de un deficiente manejo de la
documentación, por lo cual no se conoce la verdadera existencia del almacén.
Para el segundo
objetivo: Describir los conocimientos relacionados con el control interno para
el proceso de inventario que poseen los empleados en la empresa Distribuidora
de Oxígeno Márquez C.A. se determinó que el personal entiende la importancia de
un buen control de inventarios para poder llevar un registro efectivo de toda
la mercancía existente en el almacén, aun cuando desconocen cómo llevarlo a
cabo.
Para el tercer objetivo.
Elaborar un programa de actualización sobre el control interno para el proceso
de inventario, se cumplió luego de analizar los resultados obtenidos por el
cuestionario donde se evidenciaron debilidades en el personal relacionadas con
el conocimiento sobre cómo llevar a cabo un proceso de control interno.
Para el cuarto
objetivo: Diseñar un sistema de control interno operativo para el proceso de
inventario para la empresa Distribuidora de Oxígeno Márquez C.A. se cumplió
después de ejecutada la intervención, por cuanto se consideró el aporte de
todos los empleados.
CAPÍTULO
IV
PRESENTACIÓN
DE LOS RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO
4.1.
Conclusiones
Al concluir el
diagnóstico, los resultados reflejaron la ausencia de un sistema de control
interno operativo para el proceso de control de inventario en la empresa Distribuidora
de Oxígenos Márquez C.A. generando retraso en la entrega de mercancía a la
clientela. Por esa razón, se consideró relevante esta investigación, tanto para
la empresa como para la investigadora, por cuanto posibilitó a la empresa
identificar las debilidades que presentaba en relación al manejo del inventario
existente en el almacén, posibilitando la elaboración de un programa de
actualización sobre el control interno para el proceso de inventario.
Asimismo, beneficiará
a la investigadora, al permitirle ampliar los conocimientos adquiridos durante
la escolaridad en relación con el control interno para el proceso de
inventario. Además, servirá como referente teórico para futuras investigaciones
relacionadas con la temática. Cabe señalar que, la investigación tuvo como
limitante el tiempo para su desarrollo, por lo tanto se entregó el instrumento
a la población para ser respondido fuera de su horario de trabajo. De igual
modo, la intervención se realizó los días sábados en horario comprendido entre
2:00 pm y 6:00 pm, dividida en dos sesiones de cuatro horas cada una.
PARTE
II. PROCESO DE INTERVENCIÓN
CAPÍTULO
V
PROPÓSITO
DE LA INTERVENCIÓN
5.1.
Propósito de la Intervención
El propósito de la
presente intervención es ofrecer un programa de actualización sobre el control
interno para el proceso de inventario, del cual surgió el diseño de un sistema
de control interno operativo para el proceso de inventario, por cuanto el diagnóstico
arrojó que existían debilidades en el control de los inventarios en la empresa
Distribuidora de Oxígenos Márquez C.A. pues no se tenía un registro actualizado
de las existencias del almacén, provocando demoras en la entrega de mercancía a
los clientes. La propuesta estuvo dirigida a una población conformada por seis
(06) personas quienes laboran en la mencionada empresa.
5.1.1. Objetivos de la Intervención
5.1.1.1. Objetivo General
Ofrecer un programa
de capacitación sobre control interno operativo para el proceso de inventario
de la empresa Distribuidora de Oxígenos Márquez C.A.
5.1.1.2. Objetivos Específicos
Ø Ofrecer
información teórica sobre control interno operativo para el proceso de
inventario
Ø Realizar
mesas de trabajo para la elaboración conjunta del sistema de control interno
operativo para el proceso de inventario.
Ø Elaborar
el sistema de control interno operativo para el proceso de inventario de la
empresa Distribuidora de Oxígenos Márquez C.A.
5.1.2. Justificación de la Intervención
La justificación de
esta investigación radica en la posibilidad de ofrecer información útil para
los trabajadores de la empresa Distribuidora de Oxígenos Márquez C.A. que
facilite la realización de un adecuado control interno de inventario. Esta
intervención se hizo necesaria por cuanto en el diagnóstico se evidenció que en
la empresa no existía un control interno de los inventarios, ocasionando
demoras en el proceso de ventas.
Los resultados
obtenidos beneficiarán a la empresa, pues los conocimientos adquiridos,
servirán a futuro para ir modificando el sistema en la medida que la misma se
expanda. De igual modo, estará a la disposición de otros investigadores con
estudios relacionados con esas temáticas. Además a la investigadora, le brinda la
oportunidad de profundizar sus
conocimientos sobre control interno y proceso de inventarios.
También se puede
señalar que los resultados alcanzados mejorarán la situación problemática
detectada en la empresa Distribuidora de Oxígenos Márquez C.A. relacionada con
un sistema de control interno operativo para el proceso de inventario. Los
resultados obtenidos, fueron el punto de partida para el diseño de un sistema
de control interno operativo que posibilite mejorar los procesos de inventario,
optimizando de esa manera la administración de inventarios, como resultado de
la ejecución de mesas de trabajo, en las cuales se consideraron los
conocimientos adquiridos por los participantes, así como su experiencia al
respecto.
5.1.3. Fundamentación Teórica
Control interno: es
un proceso que se lleva a cabo por las personas de una organización, diseñado
con la finalidad de proporcionar un grado de seguridad razonable para la
consecución de sus objetivos. Se considera la base donde descansan las
actividades y operaciones de una empresa; es decir, rige las actividades de
producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras.
En ese sentido, es un
instrumento de eficiencia y no un plan
que proporciona un reglamento tipo policiaco o de carácter tiránico, el mejor
sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a
clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de
patrón a empleado.
Cabe señalar que el
control interno abarca el plan de organización y medidas adoptad dentro de la
empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación, flexibilidad de
información financiera de contabilidad, promover eficiencia operacional,
fomentar la adherencia a las políticas establecidas.
De allí pues que el
desarrollo exitoso de una empresa, se basa en contar con un eficiente manejo de
su inventario, por cuanto este cumple una función primordial en los planes de
operaciones de la empresa, donde cada actividad da un patrón calculado para
producir una acción conjunta y rígida para llegar a su meta específica.
Esto se debe a que el
control interno comprende el plan de organización de todos los métodos
coordinados y las medidas adoptadas en el negocio para proteger sus activos,
verificar la exactitud, así como la confiabilidad de sus datos contables,
promover la eficiencia de las operaciones, estimulando la adhesión a las
prácticas ordenadas por la gerencia.
En otras palabras, el
objeto del control interno es el de ayudar a la administración a alcanzar las
metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestación
de sus servicios. Pero, en general, los objetivos del control interno radican
en velar por las normas legales a los principios de eficiencia, comprometiendo
a todos los empleados con el mejoramiento de la calidad de la gestión donde se
establece una estructura flexible, dinámica que permita sumir los retos de la
misión organizacional para mayores/mejores niveles de productividad.
Sistemas de control interno:
representa la integración, funcionamiento de la estructura de la organización,
el desarrollo de los procesos administrativos, la eficacia en el desempeño del
factor humano, la aplicación efectiva de los controles administrativos, así
como el manejo y flujo permanente, ordenado de la información en las diferentes
áreas que conforman una determinada institución.
Se puede afirmar que todo sistema se asume
como una estructura integrada de elementos, los cuales funcionan de acuerdo a
normas y reglas generales, por lo cual debe considerarse partiendo de su
carácter como una totalidad. En ese sentido, representa un generador de insumos
informativos, los cuales facilitarán la toma de decisiones hacia el logro
eficaz de las metas trazadas por la empresa. El mecanismo para la puesta en
práctica de cualquier sistema de control se descompone en las siguientes fases:
Ø Definición
previa de las características o variables, que se desean controlar por el
sistema. Constituye el diagnóstico inicial de lo que se requiere chequear. A
través de un proceso de evaluación diagnóstica, se determinan las áreas de la
estructura organizacional, donde se presenten debilidades y, en función de
ello, se categorizan en términos de variables a controlar.
Ø Escogencia
de los puntos del proceso, en que se establecerán los controles, o sea los
homoestatos. Representa, en términos sistémicos, los puntos de equilibrio donde
se habrá de aplicar el control y que van a poder hacer los registros
pertinentes para tomar las decisiones necesarias.
Ø Adopción
de un método confiable, capaz de evaluar las características o variables que se
medirán como punto de comparación. Constituye la estructuración de un diseño de
evaluación que comprenda el estándar, técnicas e instrumentos a aplicar para realizar la evaluación
pertinente en la cual se habrá de comparar la variable ideal con la real.
Ø Establecimiento
de criterios definidos de comparación de los resultados, con las metas
propuestas, que resulten viables, según las condiciones del entorno y los
recursos disponibles. Se ubica en la definición de los criterios de evaluación,
a través de los cuales se podrá definir en qué medida se han alcanzado los
niveles óptimos, buenos, regulares o deficientes en el desempeño de las funciones
a controlar.
Ø Diseño
y adopción de una política de decisión uniforme. Se estructura una política de
toma de decisiones orientada a definir las disposiciones que se habrán de tomar
en función de los resultados observados en las evaluaciones realizadas en las
fases anteriores.
Ø Asignación
de responsabilidades y del poder de decisión, que fuera menester a las personas
encargadas de operativizar las soluciones o decisiones planteadas.
Lo
anterior indica que la estructuración de un sistema de control interno dentro
de una organización implica el desarrollo de un proceso de identificación,
operacionalización de las variables de la organización que deben ser medidas y
controladas. Igualmente, en la conformación del sistema se deben precisar los
puntos clave en los cuales se realizará el control, los métodos adecuados para
la evaluación, así como los criterios correspondientes, además, establecer los
procedimientos para la toma de decisiones en función de los resultados
obtenidos.
Sistema de control interno
operativo: es un proceso ejecutado por la junta
directiva; la administración y todo el personal de la entidad, diseñado para
proporcionar una seguridad razonable, mirando el cumplimiento de los objetivos
de la empresa. Su objetivo primordial es el alcance de la fiabilidad de la
información. De manera general se pueden identificar los siguientes objetivos
de control:
Ø Autorización
de las transacciones.
Ø Adecuado
registro, clasificación e imputación del período contable de las transacciones.
Ø Verificación
de los sistemas
Ø Obtención
de la información exacta y fiable
Ø Adecuada
segregación de funciones.
Ø Salvaguarda
y custodia física de activos y registros
Ø Cumplimiento
de acuerdo a las normas establecidas por la entidad.
Inventarios:
son bienes tangibles que se tienen en el curso ordinario del negocio o para ser
consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Son vitales para la salud de la empresa, por lo tanto su
función es vital porque:
Ø Ayudan
a la independencia de la relación operación-continuidad de las variaciones de
demanda
Ø Determina
condiciones económicas de aprovisionamiento.
Ø Determina
las óptimas secuencias de operaciones.
Ø Hace
uso óptimo de la capacidad productiva.
Control interno de los
inventarios: es importante, porque los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Implica un seguimiento estricto sobre las
cantidades que se manejan a través de las entradas y salidas de inventarios.
Requiere la separación de las responsabilidades de custodia, contabilidad, la
aplicación de buenos métodos de dirección, almacenamiento para impedir
acumulaciones de existencias, deterioros, pérdidas de mercancías.
CAPÍTULO VI
MARCO METODOLÓGICO DE LA
INTERVENCIÓN
6.1. Propuesta de Intervención
La
presente propuesta se relaciona con el diseño de un sistema de control interno
operativo para el proceso de inventario en la empresa Distribuidora de Oxígenos
Márquez C.A. Consistió en la ejecución de dos jornadas en dos sábados
consecutivos, en horario comprendido entre las 2:00 pm y las 6: pm por cuanto
la empresa trabaja los sábados hasta las 12:00 m.
La
primera jornada consistió en un taller donde se ofreció información actualizada
sobre control interno y procesos de inventario; la segunda, se llevó a cabo
mediante mesas de trabajo, en donde se compartieron saberes que permitieron el
diseño del sistema de control interno operativo para el proceso de inventario
en la empresa Distribuidora de Oxígenos Márquez C.A
La
intervención surgió como consecuencia de una fase de diagnóstico, en donde se
evidenció la ausencia de control en el proceso de inventario lo que generaba
desconocimiento de la cantidad de mercancía en el almacén, ausencia de un
registro que posibilitara determinar realmente las entradas y salidas de
mercancía posibilitando retraso en las entregas a los clientes e incluso
pérdida de clientela.
6.2. Fases de la Intervención
6.2.1. Fase I: Planificación
de la acción
La
intervención se desarrolló en dos sesiones de cuatro (04) horas cada una,
durante dos (02) días: un taller para ofrecer información general acerca de
control interno y proceso de inventario, así como mesas de trabajo en donde los
participantes, basándose en la información recibida en el taller, así como en
su experiencia diseñaron el sistema de control interno operativo para el
proceso de inventario en la empresa Distribuidora de Oxígenos Márquez C.A.
6.2.2. Fase II: Ejecución de
la Intervención
6.2.2.1. Establecimiento de
Acuerdos
Para
ejecutar la intervención se siguieron los siguientes pasos: entrevistas
con el personal de la empresa para
explicar el motivo de la intervención; acordar el horario y día más adecuado
para su ejecución; se acordó su ejecución durante dos sesiones de cuatro horas,
a ejecutarse durante dos sábados consecutivos, en el horario comprendido entre
las 02:00 pm y las 6:00 pm.
6.2.2.2. Inicio del Programa
y Aspectos Logísticos
El
programa comprende dos (02) sesiones de cuatro (05) horas cada una, las cuales
cumplieron las dos partes en la cual se divide la intervención.
La
primera sesión, estuvo destinada a ofrecer información teórica acerca de
control interno y proceso de inventario la cual consistió en un taller, de
cuatro (05) horas en donde se ofreció información teórica a los
participantes La segunda sesión,
consistió en mesas de trabajo, en donde se diseñó, en equipo con los
participantes, el sistema de control interno operativo para el proceso de
inventario. Para la realización de las sesiones fue necesario contar con una
serie de recursos:
Recursos
Humanos: seis (06) participantes, facilitadora.
Recursos
Materiales: laptop, video beam, pen drive, hojas blancas, carpetas, lápices.
Recursos
Financieros: no hubo erogación monetaria, pues los recursos se obtuvieron por
autogestión
CUADRO DE PRESUPUESTO
FINANCIERO
|
PRESUPUESTO DE RECURSOS NECESARIOS PARA LA
INTERVENCIÓN |
||||||||
|
CONCEPTO |
UNIDAD DE MEDIDA |
CANTIDAD |
COSTO UNITARIO (Bs) |
COSTO TOTAL (Bs) |
||||
|
RECURSOS HUMANOS |
||||||||
|
EMPLEADOS |
HORAS |
48 |
NO APLICA |
NO APLICA |
||||
|
RECURSOS MATERIALES |
||||||||
|
HOJAS |
UNIDADES |
12 |
300 |
3.600 |
||||
|
LÁPICES |
UNIDADES |
06 |
2000 |
12.000 |
||||
|
CARPETAS MANILA |
UNIDADES |
06 |
1500 |
9.000 |
||||
|
AGUA MINERAL |
UNIDADES |
12 |
1000 |
12.000 |
||||
|
RECURSOS TÉCNICOS |
||||||||
|
LAPTOP |
HORAS |
11 |
NO APLICA |
NO APLICA |
||||
|
VIDEO BEAM |
HORAS |
01 |
NO APLICA |
NO APLICA |
||||
|
TOTALES |
||||||||
|
|
|
|
|
36.600 |
||||
6.2.2.3. Formato de
Evaluación de la Intervención
6.2.2.3.1. Retroevaluación
de la Dinámica
La
retroevaluación de la dinámica se cumplió con la entrega a los participantes de
un formato de evaluación, en forma de escala de estimación, con tres
categorías: excelente, satisfactorio, insatisfactorio según su percepción
personal. Los resultados de la misma indicaron que, de acuerdo con los
participantes, la información recibida fue excelente, de fácil comprensión.
FORMATO DE EVALUACIÓN
|
Ítems |
Escala |
||
|
Excelente |
Satisfactorio |
Insatisfactorio |
|
|
1. ¿Cómo le pareció la información suministrada en
el taller? |
|
|
|
|
2. ¿Qué opina de la intervención de la facilitadora? |
|
|
|
|
3. ¿Qué opina de la metodología utilizada? |
|
|
|
|
4. ¿Qué valor le merecen las actividades realizadas? |
|
|
|
|
5. ¿Cuál es su opinión acerca de la utilidad del
sistema de control interno operativo para el proceso de inventario? |
|
|
|
6.2.2.3.2. Evaluación de la
Intervención
Para
evaluar la intervención, se formularon un conjunto de preguntas abiertas, las
cuales se entregaron a los participantes en la última sesión, para realizar un
seguimiento a las actividades ejecutadas y sus efectos en el proceso de
recaudación:
1. ¿Cree que la intervención influyó
positivamente en el conocimiento que poseían sobre el control interno y el
proceso de inventario?
2. ¿Considera que el sistema diseñado puede
aplicarse a futuro?
3. ¿Cuál fue el mayor obstáculo para la ejecución
de la intervención?
Luego
de finalizar la intervención, la investigadora visitó nuevamente las oficinas
de Distribuidora de Oxígenos Márquez C.A., para recolectar el formulario
entregado y así, verificar los efectos generados por la intervención,
evidenciando que el sistema se estaba
implementando, beneficiando tanto a la empresa como a los clientes, por cuanto
se agilizaron los procesos de entrada y salida de mercancía, además, se tiene
una información exacta de las existencias en el almacén.
Una
de las limitaciones fue el horario de aplicación de la intervención, por cuanto
fue necesario llevarla a cabo durante los días sábado, dividiendo la propuesta
en dos sesiones de cuatro (04) horas cada una, de acuerdo con las sugerencias
del personal. Con ella se dio cumplimiento a los objetivos propuestos,
interviniendo adecuadamente la situación detectada durante el diagnóstico.
CAPÍTULO VII
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
7.1.
CONCLUSIONES
En
esta investigación se planteó como objetivo general proponer un sistema de
control interno operativo para el proceso de inventario en la empresa Distribuidora
de Oxígeno Márquez C.A., realizándose un programa de capacitación sobre control
interno operativo y el proceso de inventario., dirigido a un total de seis (06)
individuos pertenecientes a la empresa mencionada.
Esto
surgió del diagnóstico realizado en la empresa, cuyos resultados indicaron la
ausencia de control interno en el proceso de inventario generando retraso en la
entrega de mercancía a la clientela, quienes debían acudir en varias ocasiones
para ello.
Por
esa razón, se ofreció un programa de capacitación referido a las temáticas, en
el cual se brindó a los asistentes información útil sobre ellas; además, se
realizaron mesas de trabajo, en donde se intercambiaron conocimientos y
experiencias con el propósito de diseñar el sistema de control de interno
operativo para el proceso de inventario, el cual fue incorporado por la
empresa, posibilitando un mejor control de las entradas y salidas de mercancía
en la empresa.
7.2.
RECOMENDACIONES
Al
concluir la investigación, se ofrece un cuerpo de recomendaciones dirigidas a
la Gerencia de la empresa Distribuidora de Oxígenos Márquez C.A.:
Ø Se
recomienda implementar las acciones y procedimientos necesarios para el
cumplimiento de las normas del Sistema de Control Interno.
Ø Se
sugiere seguir con la evaluación del sistema de control interno, a fin de
mejorar sus posibles deficiencias y mejorar continuamente sus normas.
Ø Se
recomienda realizar charlas de sensibilización al personal en cuanto a la implementación
y aplicación de los procedimientos de control interno en todos sus componentes
que haga eficientes sus funciones y les permita cumplir con sus objetivos.
Ø Realizar
inventarios trimestrales en la empresa cotejando el conteo físico con lo
registrado en el reporte encontrado en el sistema de inventarios existente en
la empresa.
Ø Mantener
un control estricto de la documentación relacionada con la gestión de
inventario.
Ø Establecer
procedimientos de auditoría que detecte errores o irregularidades existentes en
los estados contables, obtener conocimiento de los controles internos sobre los
efectos por cobrar y las ventas, revisando el corte de fin de año de las
transacciones.
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